Co je "efektivní komunikace"?

"A co je to, prosím vás, ta efektivní komunikace?" zeptal se mě nedávno jeden klient, se kterým jsem se bavil o vnitřních problémech jeho firmy. Vládne v ní tvrdou rukou jediného majitele. Cizí názory až na velmi vzácné výjimky neuznává. Debata s ním vypadá jako zoufalý pokus klíčího hrášku odrazit údery bucharu...

Panu majiteli je zhruba 55 let. A znáte to - starého psa novým kouskům nenaučíte (aniž bych narážel na jeho věk). Dělá to tak nejspíš celý život. Těžko mu dneska vysvětlovat, že psychicky zdeptaní a ustrašení zaměstnanci mu tu jeho vysněnou "úspěšnou firmu", kterou jednou předá dětem, nevybudují. A že je spousta lidí v jeho firmě zralých na psychiatra, o tom jsem se přesvědčil o pár dnů později na tréninku týmové spolupráce.

Efektivní komunikace

Uvnitř firmy se efektivní komunikace opírá o několik základní pravidel, která se pokusím shrnout.

• Zaměstnanci vědí, co se od nich chce. Znají skutečný cíl, za kterým firma jde.

Možná Vám to připadá samozřejmé, ale realita je jiná. Na základě zkušeností z vlastní praxe odhaduji, že jen asi 30 procent zaměstnanců opravdu zná cíl(e) firmy, pro kterou pracují, a jsou s ním ztotožnění.

• Kdokoli má možnost s kýmkoli mluvit bez rizika a osočování o čemkoli.

Známá pravda říká, že "hloupá je jen ta otázka, která není položená". Ale pokud se zaměstnanci bojí mluvit s nadřízenými, nemají k nim přístup, nebo opakovaně narážejí na apriorní odmítání svých názorů a nápadů, je přirozené, že časem buď otupí a přestanou se snažit, nebo odejdou.

• Všechny nápady a myšlenky mají stejnou váhu a právo na život.

Je zcela lhostejné, jestli s novým nápadem přijde majitel, manažeři, nebo vládkyně smetáků. Podstatné musí být, jestli na té myšlence je něco, co může být pro firmu užitečné.

• Komunikace je pokud možno emotivně neutrální a věcná.

Samozřejmě že emoce do komunikace patří, do soukromé i pracovní. V běžné komunikaci ve firmě ale musí převažovat komunikace věcná, zaměřená na podstatu sdělení, jeho obsah a především cíl. Je hrubou chybou, když osobní vztahy nebo antipatie brání nezkreslenému přenosu informací, otevřené diskusi a sdílení zkušeností.

• Komunikujeme srozumitelně s ohledem na druhé a ověřujeme si vzájemné pochopení.

Srozumitelná efektivní komunikace využívá takový jazyk, kterému rozumí všechny strany komunikace. Citlivě zachází s profesním slangem, s odbornými a cizojazyčnými výrazy. A za samozřejmost považuje ověření si (z druhé strany potvrzení) toho, že se nevzájem správně chápeme.

• Všichni respektují individuallitu druhých a snaží se dosáhnout plného vzájemného pochopení.

Každému dala Příroda, nebo Bůh, do vínku jiné dispozice. Někdo vnímá rychleji, jinému trvá strávení nových informací delší dobu. Někdo chce vidět, jiný slyšet, další ohmatat... Pro efektivní komunikaci je klíčové, uvědomovat si možné odlišnosti, přijímat je s pochopením a odpovídajícím způsobem na ně reagovat.

To už je všechno?

Určitě bychom mohli rozebírat celoou řadu dalších důležitých faktorů ovlivňujících efektivní komunikaci. Individuální komunikační dovednosti zaměstnanců i manažerů. Komunikační nástroje a aktivity používané ke sdílení informací. Motivaci zaměstnanců. Sociální postavení a mentální vybavení zaměstnanců a tak dál. To všechno může efektivitu komunikace ovlivňovat. Většinou už ale jen dílčím způsobem.

Zásadní je znát cíl a komunikovat tak, abychom se navzájem co nejpřesněji chápali nejen po stránce obsahové, ale abychom navzájem chápali i své cíle. Srozumitelně, zdravě stručně a s odpovídající zpětnou vazbou.